1. Urząd Dozoru Technicznego, powołany jako jednostka certyfikująca przedsiębiorców, jest zobowiązany do wykonywania kontroli okresowych w każdym przedsiębiorstwie, które uzyskało bezterminowy certyfikat f-gazowy dla przedsiębiorców co najmniej raz na 7 lat.
2. Jeżeli jako przedsiębiorca posiadasz już certyfikat f-gazowy, wydany przed 23 grudnia 2017r., powinieneś już do 23 marca 2018 r. zaktualizować swoje procedury, system dokumentowania czynności oraz skompletować minimalne wyposażenie zgodnie z nowymi wymaganiami prawa.
Szczegóły aktualnie obowiązujących wymagań określają załączniki nr 1, 3 i 4 do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie minimalnego wyposażenia technicznego, procedur oraz systemu dokumentowania czynności przy prowadzeniu działalności, polegającej na instalowaniu, konserwacji lub serwisowaniu, naprawie lub likwidacji urządzeń, zawierających fluorowane gazy cieplarniane (Dz. U. 2017 poz. 2417).
3. Wymagania:
Zatrudniasz personel posiadający odpowiedni certyfikat dla personelu.
Zatrudniasz osoby posiadające certyfikaty personalne w zakresie i kategorii odpowiedniej do zakresu prowadzonej działalności. Np. posiadając certyfikat dla przedsiębiorców w zakresie instalacji, konserwacji i serwisowania, musisz zatrudniać osobę (lub sam posiadać) certyfikat kategorii I lub II.
UWAGA!
- Certyfikaty personalne wydawane przez UDT są bezterminowe, w formie plastikowej karty wielkości dowodu osobistego.
- Certyfikaty wydane w innych państwach członkowskich UE są honorowane na gruncie Polskim wyłącznie z przysięgłym tłumaczeniem oraz w zakresie i okresie ważności na jaki zostały wydane. Są one ważne o ile posiadają:
- Nazwę Jednostki Certyfikującej, imię i nazwisko posiadacza certyfikatu w pełnym brzmieniu, numer certyfikatu oraz, w stosownych przypadkach, datę wygaśnięcia.
- Kategorię certyfikowanego pracownika oraz związane z ta kategorią czynności, do wykonywania których jest uprawniony.
- Datę wydania i podpis wydającego certyfikat.
- Certyfikat uzyskany w innym kraju członkowskim UE, nie może być wymieniony na certyfikat krajowy.
- Certyfikaty personalne uzyskane w Wielkiej Brytanii nie są uznawane w Unii Europejskiej, ponieważ państwo to nie należy już do UE.
- Certyfikaty dla personelu, uzyskane od 17 grudnia 2015 r. do 22 grudnia 2017 r. w odniesieniu do urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła (Kategoria I lub Kategoria II), zachowują ważność i upoważniają także do wykonywania czynności naprawy i likwidacji takich urządzeń. Istnieje możliwość wymiany certyfikatów wydanych przez UDT w okresie od 17 grudnia 2015 r. do 22 grudnia 2017 r., na certyfikaty zawierające dodatkowe czynności, bez konieczności zdawania dodatkowych egzaminów. Należy złożyć wniosek do UDT o wymianę aktualnego certyfikatu, koszt to 50 zł, link: Urząd Dozoru Technicznego - Wymiana certyfikatu (udt.gov.pl)
- Certyfikaty personalne wydane przez UDT po 22 grudnia 2017 r. zawierają w swoim zakresie wszystkie najaktualniejsze dane.
Posiadasz i stosujesz w głównym miejscu wykonywania działalności oraz we wszystkich oddziałach procedury prowadzenia działalności.
Jeżeli wcześniej posiadałeś tylko dwie procedury (procedura instalacji oraz procedura konserwacji lub serwisowania) to pamiętaj, że:
- Procedura instalacji powinna spełniać wymagania aktualne.
- Procedura konserwacji lub serwisowania powinna uwzględnić również czynność napraw, którą dostałeś awansem po nowelizacji ustawy. Powinna zmienić się również jej nazwa na: procedura naprawy, serwisu i konserwacji.
- Jeżeli zamierzasz lub wykonywałeś już czynności likwidacji tj. wyłączenie z eksploatacji, to opracuj również procedurę do likwidacji.
Wymagania, jakie powinna spełniać w swoich zapisach każda z procedur określa załącznik nr 3 do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie minimalnego wyposażenia technicznego, procedur oraz systemu dokumentowania czynności przy prowadzeniu działalności, polegającej na instalowaniu, konserwacji lub serwisowaniu, naprawie lub likwidacji urządzeń, zawierających fluorowane gazy cieplarniane.
Posiadasz w głównym miejscu wykonywania działalności oraz we wszystkich oddziałach wdrożony system dokumentowania czynności, wykonywanych przez personel posiadający odpowiedni certyfikat dla personelu.
Informacje, jakie musi zawierać system dokumentowania czynności podane są w załączniku 4 do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie minimalnego wyposażenia technicznego, procedur oraz systemu dokumentowania czynności przy prowadzeniu działalności, polegającej na instalowaniu, konserwacji lub serwisowaniu, naprawie lub likwidacji urządzeń, zawierających fluorowane gazy cieplarniane.
Dysponujesz w głównym miejscu wykonywania działalności oraz we wszystkich oddziałach wyposażeniem technicznym spełniającym minimalne wymagania odpowiednie do zakresu prowadzonej działalności.
Minimalne wyposażenie techniczne do stacjonarnych urządzeń chłodniczych, klimatyzacyjnych i pomp ciepła, w zależności od wnioskowanego zakresu, określa załącznik nr 1 do Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 7 grudnia 2017 r. w sprawie minimalnego wyposażenia technicznego, procedur oraz systemu dokumentowania czynności przy prowadzeniu działalności, polegającej na instalowaniu, konserwacji lub serwisowaniu, naprawie lub likwidacji urządzeń, zawierających fluorowane gazy cieplarniane.
UWAGA!
- Jeżeli posiadasz certyfikat dla przedsiębiorców w zakresie instalacji, konserwacji lub serwisowania to tylko z kolumny pierwszej i drugiej wymagane będzie minimalne wyposażenie techniczne.
- Elektroniczny detektor 5 gr/rok powinien być kontrolowany co 12 miesięcy. Nie wymagane są w tym przypadku kalibracje czy wzorcowanie tego urządzenia a jedynie dokument potwierdzający fakt poprawności działania i wskazań. Aby dany detektor o czułości minimum 5 gr/rok przeszedł pomyślnie kontrole, na dokumencie to potwierdzającym powinny znaleźć się poniższe informacje:
- Data badania/kontroli.
- Model urządzenia.
- Numer urządzenia.
- Nazwa i adres podmiotu realizującego badanie/kontrolę.
- Wynik kontroli.
- Oznaczenie czynnika chłodniczego na którym dokonano badania/kontroli.
- Wzorzec lub urządzenie w odniesieniu do którego dokonano kontroli.
- Waga oraz manometry nie muszą posiadać świadectw wzorcowania czy kalibracji.
- Butla z zaworem dwudrożnym powinna posiadać ważną datę badania technicznego.
- Termometr od −20⁰C do +150⁰C, powinien zachować dokładność pomiaru +/- 1⁰C w pełnym jego zakresie.
Będąc osobą fizyczną nie zostałeś skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko środowisku w związku z prowadzoną działalnością albo za takie przestępstwo nie zostały skazane osoby wchodzące w skład organów przedsiębiorstwa będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną.
- Jeżeli ani Ty, jako właściciel przedsiębiorstwa, ani żadna osoba wchodząca w skład organów przedsiębiorstwa, nie została skazana prawomocnym wyrokiem za przestępstwa przeciwko środowisku to możesz nadal być w posiadaniu certyfikatu. Nie musisz przedstawiać wyciągu z Krajowego Rejestru Karnego.
Przypominamy, że złożone na etapie wniosku przez Ciebie oświadczenie, zawiera klauzulę następującej treści: „Jestem świadomy odpowiedzialności karnej za złożenie fałszywego oświadczenia”.
end faq
4. Powiadomienie o kontroli okresowej
Pismo powiadamiające o terminie kontroli zostanie dostarczane do Ciebie w formie pisemnej pod adres Twojej firmy z rejestru, link: Rejestr wydanych, zawieszonych, odwieszonych lub cofniętych certyfikatów dla przedsiębiorców (udt.gov.pl).
UWAGA!
- Za formę pisemną uważa się list polecony lub wiadomość e-mail, jeśli jako przedsiębiorca wyraziłeś zgodę na otrzymywanie powiadomień w formie elektronicznej (wzór oświadczenia).
- Pismo powiadamiające o kontroli w formie listu poleconego dostarcza Poczta Polska.
- Pamiętaj, że jeżeli adres lub nazwa Twojego przedsiębiorstwa uległ zmianie, możesz zaktualizować swoje dane wnioskiem o zmianę danych w certyfikacie (koszt 50 zł). Otrzymasz nowy certyfikat z poprawnymi danymi, link: Urząd Dozoru Technicznego - Zmiana danych certyfikatu (udt.gov.pl).
5. Miejsce kontroli
Kontrola odbywa się w głównym miejscu prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę. Jeżeli jako przedsiębiorca nie wskazałeś w CEIDG lub KRS miejsca prowadzenia działalności, to UDT nie będzie mógł uznać każdego dowolnego adresu pod którym będziesz chciał spotkać się na kontrolę. Adres prowadzenia działalności należy traktować jako konkretną lokalizację, a nie jako obszar wykonywanej działalności.
- Pamiętaj, że aby wskazać w CEIDG adres prowadzonej działalności, należy posiadać do tej lokalizacji tytuł prawny, tj. dysponować odpowiednim dokumentem (może to być umowa najmu, dzierżawy, użyczenia, lub akt notarialny potwierdzający własność).
- Jako osoba prawna, przedsiębiorstwo w formie np. spółki akcyjnej, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zobowiązany jesteś do wskazania adresu prowadzonej działalności w KRS lub na formularzu NIP-8 składanego do US. Jeżeli taki formularz został złożony, ze wskazaniem danego adresu, będzie to uznane jako właściwe do przeprowadzenia kontroli w danej lokalizacji.
Aby poinformować UDT o miejscu prowadzenia działalności innym niż podane na certyfikacie dla przedsiębiorców, złóż formularz informacyjny (Dobrowolna informacja o miejscu prowadzenia działalności).
6. Przebieg kontroli
- Z przeprowadzonej kontroli sporządza się protokół, którego jeden egzemplarz przekazywany jest przedsiębiorcy.
- Protokół podpisują pracownicy UDT przeprowadzający kontrolę oraz kierownik kontrolowanego podmiotu albo osoba przez niego upoważniona.
- W przypadku odmowy podpisania protokołu przez kierownika kontrolowanego podmiotu albo osobę przez niego upoważnioną pracownik UDT dokonuje o tym wzmianki w protokole.
- Odmowa podpisania protokołu przez osoby wymienione w ust. 3 nie stanowi przeszkody do podpisania protokołu przez pracowników UDT przeprowadzających kontrolę oraz realizacji ustaleń kontroli.
7. Kontrola Urzędu Dozoru Technicznego, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 12 grudnia 2017 r. w sprawie sposobu przeprowadzania kontroli spełniania warunków uzyskania certyfikatu dla przedsiębiorców, polega na:
- weryfikacji dokumentów koniecznych do prawidłowego przeprowadzenia kontroli;
- weryfikacji wyposażenia technicznego pod kątem spełniania minimalnych wymagań, odpowiednich do zakresu prowadzonej działalności;
- dokonaniu oględzin miejsca prowadzenia działalności przez przedsiębiorcę i ocenie ich wyników;
- weryfikacji posiadania i stosowania procedur prowadzenia działalności oraz posiadania wdrożonego systemu dokumentowania czynności wykonywanych przez personel posiadający odpowiedni certyfikat dla personelu;
- weryfikacji posiadania przez personel wykonujący czynności u przedsiębiorcy odpowiedniego certyfikatu;
- weryfikacji dokumentów wskazujących na to, że przedsiębiorca będący osobą fizyczną nie został skazany prawomocnym wyrokiem za przestępstwo przeciwko środowisku w związku z prowadzoną działalnością albo za takie przestępstwo nie zostały skazane osoby wchodzące w skład organów przedsiębiorcy będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną niebędącą osobą prawną, albo zasięgnięciu informacji, o których mowa w art. 6 ust. 1 pkt 9 ustawy z dnia 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (Dz. U. z 2017 r. poz. 678 i 1475);
- ocena innych dowodów i materiałów, które mogą przyczynić się do stwierdzenia stanu faktycznego;
- żądaniu udzielenia wyjaśnień, informacji oraz udostępniania dokumentów koniecznych do prawidłowego przeprowadzenia kontroli w terminie wynikającym z zakresu żądania.
8. Wynik kontroli
I. Wynik kontroli POZYTYWNY
Jeżeli w wyniku kontroli nie stwierdzono żadnych nieprawidłowości to certyfikat jest nadal ważny i można się nim posługiwać. W rejestrze certyfikatów dla przedsiębiorców jego status nie ulegnie zmianie.
II. Wynik kontroli NEGATYWNY
Jeżeli w wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości to certyfikat zostaje zawieszony. Jednocześnie w rejestrze certyfikatów dla przedsiębiorców jego status przyjmuje wartość „Zawieszony”.
Nie ma konieczności zwrotu certyfikatu do UDT, ale nie można się nim posługiwać.
W celu odzyskania certyfikatu i zmiany jego statusu w rejestrze należy wystąpić z wnioskiem o odwieszenie certyfikatu. Szczegóły jak krok po kroku należy to zrobić znajdują się na naszej stronie internetowej, link : Urząd Dozoru Technicznego - Odwieszenie certyfikatu (udt.gov.pl). W sytuacji gdy przedsiębiorstwo nie przejdzie pomyślnie kontroli związanej z odwieszeniem certyfikatu, zostanie on cofnięty, a w rejestrze przyjmie status „Cofnięty”. Nie ma konieczności zwrotu certyfikatu do UDT, ale nie można się nim posługiwać.
